Coworking ili iznajmljena kancelarija za tim od 3 do 10 ljudi – šta je praktičnije?

Za tim od tri do pet ljudi coworking je najčešće praktičnije rešenje. Početni troškovi su manji, radna mesta su opremljena, a broj članarina može da se prilagodi potrebama firme. Kada tim poraste na osam ili deset zaposlenih, zasebna kancelarija postaje ozbiljna alternativa, naročito ako svi svakodnevno dolaze na posao.

Ipak, ne bih donosila odluku samo na osnovu mesečne kirije. Proverila bih koliko ljudi zaista dolazi u kancelariju, koliko često imaju sastanke i koliko im je potreban mir. Firma sa deset zaposlenih koji rade hibridno možda nema potrebu za deset stalnih radnih mesta. Nasuprot tome, mali tim koji svakodnevno razgovara sa klijentima može brzo da preraste zajednički prostor.

Ključne tačke

• Coworking je obično praktičniji za tri do pet ljudi zbog manjih početnih troškova.
• Zasebna kancelarija može biti isplativija za osam do deset stalno prisutnih zaposlenih.
• Mesečna coworking članarina u Beogradu može da počne od 140 evra po osobi bez PDV-a.
• Zakup kancelarije zahteva dodatni budžet za opremu i redovne režijske troškove.
• Broj svakodnevno prisutnih zaposlenih važniji je od ukupnog broja ljudi u firmi.

Koliko košta coworking za mali tim?

Prema javnom cenovniku The Office Belgrade, fleksibilno radno mesto košta 140 evra mesečno bez PDV-a. Fiksno radno mesto iznosi 180 evra bez PDV-a. U članarinu su uključeni internet, korišćenje zajedničkog prostora i određene dodatne pogodnosti.

Za tim koji koristi fleksibilna mesta po ceni od 140 evra, računica izgleda ovako:

Obračun podrazumeva punu mesečnu članarinu za svakog zaposlenog. Nisu uračunati eventualni grupni popusti.

Za tri osobe 420 evra može biti razuman trošak poslovnog prostora sa osnovnom opremom. Firma pritom ne mora da kupuje nameštaj ili organizuje čišćenje.

Sa deset članova tima situacija se menja. Mesečni izdatak od 1.400 evra opravdava ozbiljno poređenje sa zakupom zasebne kancelarije.

Coworking ipak ima prednost kod timova čiji se broj zaposlenih često menja. Ako firma izgubi projekat ili zaposli još dve osobe, lakše može da prilagodi potreban broj radnih mesta, u skladu sa ugovorom.

Koliko košta zakup zasebne kancelarije?

Cena zakupa zavisi od lokacije, kvadrature i opremljenosti prostora. Prema analizi kompanije City Expert, zakup poslovnog prostora u Beogradu može da se kreće između 7 i 20 evra po kvadratnom metru mesečno.

Uzeću hipotetički primer kancelarije od 50 m², sa kirijom od 12 evra po kvadratu.

Za pet zaposlenih to predstavlja 150 evra po osobi. Kod osam zaposlenih iznos pada na približno 94 evra po osobi.

Naravno, računica važi samo ako kancelarija zaista može da primi osam radnih mesta bez gužve. Takođe, iznosi su ilustrativni. Troškovi održavanja, PDV i drugi ugovorni uslovi mogu promeniti konačnu cenu.

Zakup često zahteva depozit i početno opremanje. Zato bih pre potpisivanja ugovora proverila koliko novca firma mora da izdvoji pre prvog radnog dana.

Opremanje kancelarije može promeniti računicu

Coworking uglavnom ima spremne radne stolove i stolice. Kod prazne kancelarije firma sama bira nameštaj i raspored radnih mesta.

Za tim od osam ljudi potrebno je obezbediti osam odgovarajućih stolova, radne stolice i dovoljno prostora za prolaz. Potrebni su i ormari za dokumentaciju ako firma koristi papirnu arhivu.

Prilikom izbora nameštaja posebno bih obratila pažnju na dimenzije radne površine. Sto koji odgovara laptopu možda neće biti dovoljan zaposlenom koji koristi dva monitora.

U ponudi kompanije Modrulj dostupni su kancelarijski stolovi različitih dimenzija, uključujući standardne i ugaone modele. Za manju kancelariju prvo bih izmerila prostor i odredila raspored radnih mesta, pa tek onda birala odgovarajuće modele.

Dodatne ideje za kontrolu početnih troškova možete pronaći u našem tekstu kako opremiti kancelariju za male pare.

Nameštaj predstavlja jednokratno ulaganje koje firma može koristiti godinama. Ipak, ako planira preseljenje već naredne godine, ulaganje u opremu može dodatno da oteža promenu poslovnog prostora.

Privatnost je često važnija od razlike u ceni

Zamislimo mali računovodstveni tim od četiri osobe. Zaposleni svakodnevno razgovaraju o zaradama i finansijskim podacima klijenata.

Otvoreni coworking prostor u takvom slučaju nije uvek pogodan. Potrebna je privatna prostorija za razgovore i bezbedno čuvanje dokumentacije.

Drugačije potrebe ima tim programera koji uglavnom radi samostalno. Njima zajednički prostor može sasvim odgovarati, uz povremeno korišćenje sale za sastanke.

Pre odluke proverila bih sledeće:

Na našem sajtu već smo pisali o tome kako opremiti coworking prostor, uz poseban osvrt na raspored radnih mesta i akustiku.

Dobar coworking može rešiti mnoge navedene probleme. Međutim, privatna kancelarija pruža veću slobodu pri organizaciji prostora prema potrebama jednog tima.

Koliko prostora zaista treba timu od deset ljudi?

Ne bih automatski računala deset radnih mesta samo zato što firma ima deset zaposlenih.

Pretpostavimo da četiri osobe redovno rade od kuće, a preostalih šest svakodnevno dolazi u kancelariju. Firma možda može da funkcioniše sa šest stalnih stolova i sistemom rezervacije dodatnih mesta.

Za prostor sa deset svakodnevno prisutnih zaposlenih potrebna je pažljivija organizacija. Prolazi, ormari i zona za sastanke zauzimaju deo korisne površine.

Posebno bih proverila raspored stolova i mogućnost nesmetanog kretanja.

Korisno je pogledati i naš tekst o tome kako oprema utiče na bezbednost. Neodgovarajuća organizacija radnih mesta može da oteža svakodnevni rad čak i kada kancelarija na prvi pogled izgleda dovoljno velika.

Coworking ili kancelarija – šta bih izabrala?

Za tim od tri osobe izabrala bih coworking, osim ako posao zahteva poseban prostor ili stalnu poverljivost razgovora. Početna ulaganja su manja, a firma zadržava veću slobodu da promeni lokaciju.

Kod pet zaposlenih uporedila bih obe opcije. Ako svi dolaze svakodnevno, zasebna kancelarija može imati smisla. Za tim sa hibridnim rasporedom coworking često ostaje praktičniji.

Sa osam do deset zaposlenih dala bih prednost zasebnoj kancelariji ako firma ima stabilan obim posla i planira dugoročan zakup. Podrazumeva se da prostor ima odgovarajuću kvadraturu i prihvatljive ukupne troškove.

Pre konačne odluke uporedila bih godišnji trošak obe opcije. Kod zakupa bih dodala depozit, nameštaj i održavanje. Kod coworkinga proverila bih cenu sale za sastanke i mogućnost rezervacije stalnih mesta.

Najvažnije je da prostor odgovara svakodnevnim navikama tima. Jeftinija kancelarija nema veliku vrednost ako zaposleni nemaju dovoljno mesta za kvalitetan rad.

Ako ste se odlučili za coworking opciju, i opremate svoj prostor, evo i nekoliko ideja koje možete da primenite.